Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO)

Eine Auskunft nach Artikel 15 der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ermöglicht es Personen, Informationen darüber zu erhalten, ob und wie ihre personenbezogenen Daten verarbeitet werden. Dieses Recht auf Auskunft ist ein zentraler Bestandteil der DSGVO, da es Transparenz in der Datenverarbeitung schafft und den Betroffenen ermöglicht, ihre weiteren Rechte effektiv auszuüben. Hier ist, was Sie als Mitarbeiter unseres Unternehmens wissen müssen, um solche Anfragen korrekt zu bearbeiten:

Was beinhaltet eine Auskunftsanfrage nach Artikel 15 DSGVO?

Betroffene Personen können eine Auskunft darüber verlangen, ob personenbezogene Daten über sie verarbeitet werden. Wenn das der Fall ist, umfasst die Auskunft Informationen über:

  • 1. Die Verarbeitungszwecke,
  • 2. Die Kategorien personenbezogener Daten, die verarbeitet werden,
  • 3. Die Empfänger oder Kategorien von Empfängern, denen die Daten offengelegt wurden oder werden,
  • 4. Die geplante Dauer der Speicherung der personenbezogenen Daten oder, falls dies nicht möglich ist, die Kriterien für die Festlegung dieser Dauer,
  • 5. Das Bestehen eines Rechts auf Berichtigung, Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung der personenbezogenen Daten oder eines Widerspruchsrechts gegen diese Verarbeitung,
  • 6. Das Bestehen eines Beschwerderechts bei einer Aufsichtsbehörde,
  • 7. Alle verfügbaren Informationen über die Herkunft der Daten, wenn die personenbezogenen Daten nicht bei der betroffenen Person erhoben werden,
  • 8. Das Bestehen einer automatisierten Entscheidungsfindung einschließlich Profiling und aussagekräftige Informationen über die involvierte Logik sowie die Tragweite und die angestrebten Auswirkungen einer derartigen Verarbeitung für die betroffene Person.

Wie ist eine Auskunftsanfrage zu bearbeiten?

1. Identifizierung der anfragenden Person

Stellen Sie sicher, dass die anfragende Person tatsächlich die ist, für die sie sich ausgibt, um Datenschutzverletzungen zu vermeiden. Dies kann durch Überprüfung eines Identifikationsdokuments oder einer anderen Methode erfolgen, je nachdem, was in Ihren Datenschutzrichtlinien vorgesehen ist.

2. Erfassung und Überprüfung der angefragten Daten

Ermitteln Sie, welche Daten über die anfragende Person gespeichert sind, einschließlich aller Verarbeitungstätigkeiten, Zwecke und Datenempfänger. Stellen Sie sicher, dass Sie alle relevanten Systeme und Datenspeicher überprüfen.

3. Bereitstellung der Informationen

Stellen Sie die Informationen in einer präzisen, transparenten, verständlichen und leicht zugänglichen Form zur Verfügung. Die Informationen sollten in klarer und einfacher Sprache verfasst sein, insbesondere wenn sie an ein Kind gerichtet sind. Die Auskunft muss kostenlos bereitgestellt werden.

4. Einhaltung der Fristen

Antworten Sie ohne unnötige Verzögerung und in jedem Fall innerhalb eines Monats nach Eingang der Anfrage. Falls notwendig, kann diese Frist unter Berücksichtigung der Komplexität und Anzahl der Anfragen um zwei weitere Monate verlängert werden. Die betroffene Person ist über jede solche Verlängerung und die Gründe für die Verzögerung innerhalb eines Monats nach Eingang der Anfrage zu informieren.

5. Ablehnung der Anfrage

Wenn die Anfrage offensichtlich unbegründet oder exzessiv ist, insbesondere wegen ihrer Wiederholung, kann das Unternehmen entweder eine angemessene Gebühr unter Berücksichtigung der administrativen Kosten für die Bereitstellung der Informationen oder Kommunikation oder die Durchführung der erbetenen Maßnahme verlangen oder sich weigern, aufgrund der Anfrage tätig zu werden. In solchen Fällen muss das Unternehmen dem Antragsteller den Grund für die Nichtbearbeitung der Anfrage mitteilen und ihn darauf hinweisen, dass er das Recht hat, bei einer Aufsichtsbehörde Beschwerde einzulegen und gerichtlichen Rechtsschutz zu suchen.

Handlungsempfehlungen für die Bearbeitung eines Auskunftsersuchens

  • Schulung der Mitarbeiter: Stellen Sie sicher, dass alle Mitarbeiter, die möglicherweise Auskunftsersuchen bearbeiten müssen, hinsichtlich der DSGVO und der Unternehmensrichtlinien geschult sind.
  • Erstellung eines Leitfadens: Entwickeln Sie einen internen Leitfaden oder Checkliste für die Bearbeitung von Auskunftsersuchen, um Konsistenz und Vollständigkeit zu gewährleisten.
  • Nutzung von Vorlagen: Erwägen Sie die Verwendung von Vorlagen für Antworten auf Auskunftsersuchen, um Zeit zu sparen und die Genauigkeit zu erhöhen.
  • Dokumentation: Führen Sie Aufzeichnungen über alle Auskunftsersuchen und die Art und Weise, wie darauf reagiert wurde, um Compliance nachweisen zu können.

Die sorgfältige Beachtung dieser Richtlinien und Empfehlungen stellt sicher, dass sie die Anforderungen der DSGVO erfüllen und das Vertrauen der Personen, deren Daten wir verarbeiten, stärkt.

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